Merimiespalvelutoimiston kurssi- ja tapahtumarekisterin tietosuojaseloste 

1. Rekisterinpitäjä

Rekisterin rekisterinpitäjä on MERIMIESPALVELUTOIMISTO (y-tunnus: 0242520-5), jäljempänä MEPA.

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö on: 

MERIMIESPALVELUTOIMISTO Inka Kanerva, toimitusjohtaja

Osoite: Linnankatu 3, 00160 Helsinki

Puhelin: +358 9 668 9000

Sähköposti: toimitusjohtaja@mepa.fi

2. Rekisteröidyt

MEPAn kurssi- ja tapahtumarekisteriin rekisteröidään tapahtumiin ja kursseille ilmoittautuneet. 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste 

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän rekisteröidyn antaman suostumuksen perusteella ja MEPAn oikeutettuun etuun tarjota palveluita MEPA-maksuja maksaville merenkulkijoille.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat esimerkiksi seuraavat:

• Tapahtumasta ja kurssista kertominen ja tiedottaminen.
• Tapahtuman tai kurssin aineiston, kyselyn ja palautteen kohdistaminen.
• Tapahtuman tai kurssin järjestäminen ja erityistarpeiden huomioon ottaminen.
• Tarvittaessa laskutuksen hoitaminen.
• MEPAn kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen.
• MEPAn raportointivelvotteiden täyttäminen.
• MEPAn toiminnasta tiedottaminen sisältäen vastaavien tapahtumien ja kurssien markkinoinnin. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää hänelle kohdistettu markkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot   

Tapahtuma- ja kurssirekisteri sisältää yksityisten ihmisten tietoja: 

• etu- ja sukunimi 
• yhteystiedot 
• laiva
• työtilanne
• tapahtumaan liittyen annetut tarpeelliset tiedot esim. erityisruokavaliotiedot

Tapahtumarekisterin tietojen keräämisessä voidaan käyttää seuraavia järjestelmiä, kuten: Webropol ja sähköposti. Lähtökohtaisesti tiedot kerätään ilmoittautumisen yhteydessä. 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:  

• pyytää Rekisterinpitäjältä ja/tai tapahtuman järjestäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin eli oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot. 
•  vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta. Pyynnössä tulee yksilöidä, mikä tieto on virheellinen, millä perusteella se on virheellinen ja miten sitä tulisi muuttaa. Rekisterinpitäjän on tehtävä oikaisu ilman aiheetonta viivytystä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterinpitäjälle  
• rajoittaa käsittelyä. Jos rekisteröity on ilmoittanut, että hänen tietonsa ovat virheellisiä, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, kunnes tietojen paikkansapitävyys on varmistettu  
• perua suostumus. Käsiteltäessä henkilötietoja suostumuksen perusteella on rekisteröidyllä oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus, jonka jälkeen henkilötietoja ei käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta  
• pyytää tietojen poistamista. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan henkilötiedon poistamista ellei poistamiselle ole laillista estettä 
• tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittely ei ole asianmukaista. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: www.tietosuoja.fi   

6. Tietojen luovutukset ja siirto

Osallistujien nimi- ja yhteystietoja ei luovuteta MEPAn ulkopuolelle ilman rekisteröidyn suostumusta. Jos kurssiosallistuja tarvitsee MEPAn järjestämää majoitusta, rekisteröity suostuu että MEPA luovuttaa osallistujan nimitiedot kurssimajoituksen järjestävälle majoitusliikkeelle.

MEPA käyttää osallistujatietoja toiminnan raportoinnissa ja kehittämisessä. Raportointi- ja kehittämistoiminnassa huolehditaan tietojen anonymisoimisesta. 

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Merimiespalvelutoimisto käyttää Googlen tarjoamia yrityspalveluita, jotka toteutetaan hyödyntämällä useita datakeskuksia eri puolilla maailmaa. Kaikki Googlen palvelinkeskukset noudattavat ns. EU-mallisopimuslausekkeita asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen tietosuojan lisäehtoina. Merimiespalvelutoimisto on hyväksynyt EU Model Contract Clauses -mallisopimuslausekkeen sopimuksensa tietosuojan lisäehtoihin.  

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Mahdollisesti kirjallisessa muodossa olevat tiedostot sijaitsevat lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Säilytämme henkilötietoja vähintään tapahtuman/toiminnan ja siihen liittyvän raportoinnin keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, valtionavustuksiin liittyvä lainsäädäntö rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Ruokavalio- ja erityistarvetiedot poistamme tapahtuman jälkeen.

MEPA arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettavan lainsäädännön huomioon ottaen. Tämän lisäksi MEPA huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. MEPA oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
 

9. Tietosuojaselosteen muuttaminen

MEPA pidättää oikeuden muuttaa tätä Tietosuojaselostetta. Viimeisin versio on aina saatavilla MEPAn verkkosivuilla www.mepa.fi

Kaikki MEPAn rekisteriselosteet ovat nähtävissä 

Rekisteriselosteet